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关于正式启用学院办公自动化（OA）系统的通知

时间： 2015-01-13

各处室、各二级学院：

学院办公自动化系统（以下简称OA系统）经过一段时间的升级、改造，现已进入试运行阶段。为有效利用此系统，提高我院办公效率和水平，现制定《MK.COM办公自动化系统管理办法（试行）》，并就启用OA系统有关事项通知如下：

一、实施步骤

为统一OA 系统的实施进度，分阶段实现网上办公目标，特作如下时间安排：

1. 建立账号：1月18日前，各部门管理员建立本部门全体人员的使用账号，对本部门所有人员进行系统使用培训，确保所有人员会用、能用办公系统。

2. 试运行阶段：1月19日―3月6日，各处室、各二级学院可以纸质和电子载体同时报送文件，发布正式文件，回复会议通知等实现新旧信息传输系统的并行运行。

3. 正式运行：3月7日开始，全面实行无纸化办公，学院各部门下发、传送的文件（除党政、人事、财务等重要的不宜对外的文件外），会议通知等信息不再印发纸质文件，全部通过OA 系统进行发布，各处室、各二级学院自行登录信息平台接收。

二、有关要求

1. 各部门负责同志要高度重视，自觉转变传统办公观念，适应信息化教育管理要求，尽快熟悉各功能模块，带头使用办公自动化（OA）系统。

2. 学院各部门是OA系统的终端用户。各部门应由主要负责人或一名领导分管办公自动化工作，同时须指定一名管理人员（信息员）负责本部门人员的培训指导、宣传督促、信息管理（包括信息的接收、处理、传送、存档等工作），以及日常维护等工作。

3. OA系统中用户拥有的账户的公文处理权限由所在部门根据该用户的岗位职责进行分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。各部门要将《学院OA系统用户权限备案表》及时报送院长办公室和图文信息中心备存，如有变动要及时报送。

4. 全体教职工要自觉养成习惯，随时登录OA系统，适时进行网上办公或信息处理，杜绝因登录不及时而延误文件运转、信息传递或缺席会议等影响工作的事件发生。

注：1月19日中午12:00前，各部门将附表《学院OA系统用户权限备案表》通过OA系统以邮件方式报送院长办公室（张涛）和图文信息中心（张杰）。

党委工作部院长办公室图文信息中心

2015年1月13日